决胜工作流——透析梅特勒—托利多公司BPM系统

梅特勒—托利多公司案例

Ultimus 解围

立项后的第一件事就是选型。对IT 部门来说，对管理软件的选型和对供应商的选择一直是个难题。当时BPM 在国内还是一个全新的理念，很多号称能提供BPM 解决方案的供应商都不能不清楚什么是BPM，更别说有多少用户能真正理解BPM 的内涵了。得知梅特勒—托利多公司要实施BPM 项目，很多供应商闻讯而至，经过细致研究，管理信息部发现，很多供应商提供的解决方案其实就是一个办公自动化（OA）产品，在路由判断方面有严重缺陷。沈剑军最终把目光锁定的两三家国外供应商上，他把自己的需求通过邮件发给这几家供应商。很快，有一家供应商做了回复，他们称自己可以帮助梅特勒—托利多公司实施BPM 项目。这家公司正是Ultimus 公司，此时Ultimus 已经在欧美BPM 市场拥有绝对领先优势，是业界公认的BPM 专家。与Ultimus 形成对比的是，另外几家国外公司都没有及时对梅特勒—托利多公司的需求做出反馈。事实证明，选择Ultimus 是一个正确的抉择。

按照梅特勒—托利多公司管理信息部的规划，BPM 系统必须能处理公司E-HR 以外的所有流程，而不是针对不同性质的流程实施不同的系统。Ultimus BPM Suite 正好能满足这个要求，这是因为Ultimus 的产品具有极大的灵活性和开放性，与一般产品化软件相比，Ultimus BPM Suite 是一个开发平台，用户可以结合公司流程的变化，基于这个平台开发不同的应用。这正是梅特勒—托利多公司所需要的。很快，Ultimus

的实施人员进驻梅特勒—托利多公司，开始调研用户需求，设计业务流程，项目紧张有序地实施起来。根据梅特勒—托利多公司管理信息部备案的BPM 一期项目的 “项目进度表”，可以看出Ultimus 执行了非常严格的实施规范，对用户的每一个需求都分流程设计、流程自动化、流程管理、流程优化四个步骤进行实施。严格的实施规范保证了项目的安全性，一期项目中的五个功能模块全部成功上线，实现了手工纸张流程向自动化、无纸化流程的迁移。

只是能实现公司流程向自动化迁移还是远远不够的。Ultimus BPM Suite 是一个开发的平台，可以方便地与用户其他的信息系统进行整合。由于梅特勒—托利多公司的信息系统应用已经非常丰富，除了有ERP和CRM 系统之外，还部署了财务系统、固定资产管理系统、E-HR 系统以及PDM 系统等，BPM 系统涉及公司各个部门的业务，BPM 和公司已有的信息系统数据库进行无缝整合后，最大限度内挖掘了公司流程的效率和连带效应。

流程变革

从2003 年7 月开始，到九月一期项目实施结束，历时仅两个月。单就公司的一个信息系统而言，两个月可能很难对公司的管理有明显影响。但实施BPM 的这个两个月对梅特勒—托利多公司来说，却是一次公司流程的变革。根据2003 年上半年的用户调研和需求分析，梅特勒—托利多公司和Ultimus 共同决定在一期项目先对四大重要企业流程进行实施，包括：零星物流采购流程；物料清单（BOM）更改流程；固定资产申请审批和固定资产报废申请审批流程；突发性项目审批流程。

零星物料采购流程。在梅特勒—托利多公司，物料采购包括两个部分，一部分是生产物料、辅料采购，这部分采购由ERP 系统管理，除生产物料以外的物料称“零星物料”，包括办公用品、工程辅料等。在实施BPM 项目之前，零星物料采购审批都是采用传真件的形式，经常出现单据在审批过程中丢失、审批结果石沉大海的情况。实施BPM 项目之后，审批流程都在Ultimus 系统中进行，每一个审批流程都有案可稽，再也不会出现单据丢失的情况了。

物料清单（BOM）更改流程。生产物料在进入公司ERP 系统之前，必须编写物料编号。实施BPM 项目之前，生产物料采购实行的是纸张书面申请，生产物料的编号由手工编写，汇集成纸面的物料清单，送由信息管理部专人向ERP 系统中录入。这样的流程非常容易产生申请单据丢失和物料编号出错的情况。BPM 系统彻底扭转了这一状况，物料申请在系统中进行，不会发生信息丢失的情况，物料编号也在BPM 系统中进行，然后导入ERP 系统中，降低了错误编号在ERP 系统中出现的几率。

固定资产审批和固定资产申请报废流程。BPM 系统整合了公司已有的固定资产管理系统，改变了固定资产管理系统是一个信息孤岛的状况，把固定资产的数据管理和申请审批管理全部整合在信息系统中进行。

突发性项目审批流程。每年年底，梅特勒—托利多公司财务部门会汇合业务部门需求，对下一年会发生的项目做预算。但实际操作中，会产生一些“预算之外的预算”，也就是突发性项目。在实施BPM 系统之前，对突发性项目预算的处理基本有两种方式，一是把项目A 的预算临时挪借给突发性项目B；二是特事特办，越过公司的财务部门，直接找总经理特批。BPM 系统解决了这个一直困扰公司业务部门的大问题。BPM 系统配合公司的财务系统，设计了突发性项目审批流程，并在系统中实现，既保证了业务的灵活性，又保证了操作突发性项目的规范性。

成效卓越

尽管公司的架构重组后，异地审批加大了审批流程的复杂程度，但是系统上线之后，审批的效率和精确程度反而比以前本地审批更高。管理信息部负责人沈剑军介绍，原先审批流程的周期为五个工作日，实施BPM 系统之后，审批周期立即缩短到两天，没有系统，这几乎是不可能实现的。

BPM 一期项目结束以后，梅特勒—托利多公司立即开始为在上海新成立的公司实施二期项目，两期项目的功能模块大致相同，不同的是，二期项目的实施人员是梅特勒—托利多公司管理信息部的技术人员。Ultimus 的产品具有开放性，在一期项目中，用户的信息技术部门可以掌握开发实施的方法，结合公司新出现的流程，自行开发相应的应用。“目前，业务部门尝到了使用BPM 系统的甜头，新出现需求应接不暇，我们已经实施了近20 个流程。” 说到这里，沈剑军颇为自得。

梅特勒—托利多公司BPM 系统的一期项目的实施效果是立竿见影的。即使梅特勒—托利多公司的CEO 也抑制不住对这个项目的赞赏之情，在集团的内部会议上，他专门介绍了公司的BPM 项目，引起了其他梅特勒—托利多集团分支机构的浓厚兴趣，不久，梅特勒—托利多集团的日本分支机构拍板上马Ultimus BPM Suite。

梅特勒—托利多公司BPM 项目的意义远不止是应付一次内部审计那样简单。对此，沈剑军深有感触。他说：“Ultimus BPM Suite 不止是一个产品，它还规范了我们的业务流程，使得规范化操作的理念植入每个员工的思想中。公司规模越大，规范化运作就越显得重要。”