商务智能（BI）：数据－信息－竞争优势(AMT 胡鹏 编译)

 

当今充满竞争和挑战的经济环境更多的强调用于决策时的实时信息。如果相关可靠的信息没有被及时提供，决策人将只能在假设和本能的基础上作出并不令人满意的决定。这种在公司中发生的缺乏事实基础支撑的决策会使公司日常业务中相关联的一个甚至更多的支持者处于风险之中，将对公司产生不可估计的负面影响。

 

商务智能（BI）的时效性现在被作为提高价值链中效率和实现更好的管理竞争性的“武器” 。如果作为一个全面方案来实施，BI将会把在整个企业中的非增值活动的时间花费降为最低减少，并且提高组织性能，强化作出盈利的决策的能力。

 

盈利的目标和类别有：

 

l       通过应用程序自动化和处理设计，活动结束时将减少20％－30％的时间，与此相对应的二级活动时间将减少50％－60％。

l       在报表生成活动中30％－40％的时间将被节省，这部分工作量在整个财务组织中占据30％。报表设置都是合理化和标准化的，在没有当前的财务／信息技术（IT）支持就能促进使用团体获取和作出分析。

l       整个企业的预算、计划和预测活动将能减少50％－60％。涉及电子数据、协调和电子邮件的多处理流程将被尽可能的精简，并有可能使整个计划体系不再运行。

l       增加收入，包括由粗放型到集约型的管理信息，从销售计划、客户渗透和趋势中追踪销售浮动变化情况。

l       通过交付在主要区域支出的精确报告进行的成本管理来实现成本减少。

l       通过观察客户贡献率、营销渠道和SKU（存货量）水平进行收益性管理，进而支持创建对边际量有影响的盈利计划。

l       避免在内部报告和相关市场冲击中的误差，通过更多的以事实为基础支持的财务完成情况来作为建立投资者信心的能力。

 

一、商务智能金字塔

我们将商务智能看作一个包括以下元素的信息／技术“金字塔”：保留的系统，企业资源计划（ERP）方案，数据仓库／集市，分析程序和企业信息系统（EIS）／主要执行指标（KPI）等。见图一：

图一：商务智能金字塔

 

正如你以自己的方式工作到金字塔顶，相关的信息水平变得越来越具有概括性，对信息的观点也变得越来越具有战略性。

 

1、原有的保留系统（Legacy Systems）

 

最底层的保留系统用于支持核心处理程序和信息的捕捉（比如：工作管理、实时捕捉等）。这些系统随着时间的推移也许要求替换，但是我们仍应该将其视做整个框架中的稳定不变的部分。

 

2、ERP方案（ERP Solutions）

 

ERP软件包使处理程序更有效，也更具有兼容性。一个公司也许有多个软件包，其结构依赖于它的操作模式。公司机构在这个领域从执行到最优化进行转化，提高整个企业在处理过程和数据定义上的一致性。

 

3、数据仓库／数据集市（Data Warehouse／Data Marts）

 

这一层主要负责从来自多个资源的信息中实现高效提取有用信息，将分离的信息进行整合为一个共同的、合理的信息模式，并将数据装入分析应用程序中。这一层是提取、传送和装载来自基础系统和ERP系统大量数据流的最佳层面。数据结果成为公司机构决策层的分析依据，或者在分析应用程序层被更巧妙的处理。

 

在金字塔图中的偏离（Bypass）表示任何一个BI执行努力中的一个重要决策。在快速方案开发中，数据仓库／集市层常常被忽视，认为是非必需的步骤。然而，经验证明这一阶段必须考虑，这个决策可以事先就避免产生次优甚至是失败的BI应用程序。而且，以后在BI框架中再插入相关的数据仓库则要耗费大量的资金和时间。

 

4、分析应用程序（Analytic Applications）

 

分析应用程序的目的在于建立满足专门的分析和决策等一系列要求的解决方案。这些应用程序被看作是设计的一系列工作平台，为企业内的指定团队提供必要的工具帮助其工作。而在专门的财务功能中，这些包括财务报表、财务计划和财务分析（见图二）。

 

图二：具有财务功能的分析应用程序

 

（1）财务报表（Financial Reporting）

 

这一部分被认为是财务部门的权限范围之内的要求。它包括核心的整个会记年度的活动、法定实体／SEC（证券交易委员会）、纳税和其他报表要求的项目。不断的出现最高层的调整和相关活动，以及对数据提交、调整和核心报表的处理的标准化和自动处理变化。这样做的结果是整个会记年度核算方法将不复存在，低附加值的活动将被消除，财务将有更多的时间来真正的观察和分析数据并确保信息质量。

 

（2）财务计划（Financial Planning）

 

财务计划涵盖了企业内整个计划处理程序，财务部分主要是用于数据的提交、准备和报告未来规划。在很多公司，计划体系在实际操作中变得越来越不重要。预算成为一个吃力不讨好的过程。预测成为恶梦指南，每个月要消耗掉财务部门大约25％的精力，就这样对每股未来收益（EPS）仍不能提供有效的预测。

 

（3）财务分析（Financial Analysis）

 

这个部分主要可以促进与公司的商务合作关系，支持客户、产品和渠道的盈利性分析，预测EVA／SVA价值报告和提供执行和表现情况的处理和标准。这些分析提供了从商务多个角度的财务分析，创建了一种可将操作履行情况转变为财务结果的环境。

 

然而，这种分析能力只有通过其他两个部分实现了高效获取和自动处理后创建的财务部门能力中才能获得。

 

5、EIS／KPI门户

 

EIS／KPI门户是决策层在电脑上看到的部分，是通向不同信息集合和可能的分析窗口。它为企业提供获取信息和报表的单一方式。这意味着让使用者能够在多个分析工具、ERP方案、甚至是在最基层的保留系统中通过相同的门户自由运用，从而消除了设置开关的需求，也不再有决定何种数据在框架哪个部位的需求。

 

历史经验表明，内部局域网常常会为了满足集中雇员关注的自我服务，即考虑每个人的人力资源收益计划而头痛。作为面向大规模沟通界面，或者更确切的说，这成为管理层的仪表盘。今天，他们使用了更为高效的方法使得既定的使用者可以使用内部技术／信息界面，完成多种类型的分析工作。

 

二、确保成功的要素

 

以下是一些在BI中导致不同成功和失败的关键步骤：

 

1、  要深思熟虑后再开始

缺乏清楚全面的BI战略会明显增加执行团队的失败风险。无论何时都要优先投入6到12周的时间详细设计和规划来完成以后以战略为导向的BI方案。

 

（1）在组织内部建立适应多用户多功能的一套清晰的概念。

（2）向商务智能方案提出明确的组织策略目标，并与大股东做好沟通工作。

（3） 制定出详尽的、资源充足的和各阶段任务明确的执行计划。

（4） 建立一个可靠的商务案例并将其提交给执行管理层。

（5）建立技术规划，开发技术路线图，建立卖方产品目录，并确立选择标准。

（6）将有矛盾的方面作为首先考虑的对象，在设计阶段做重点分析和决策。（如：专业信息标准等）

（7）开发在执行过程中面向管理个人和组织变化的策略。

 

没有这些步骤，任何用于会计或其他系统执行的方案都会有掉入陷阱的危险。

 

2、  优化

 

围绕BI方案的执行要求完全不同于与之对应的ERP方案。它使用的时间和消耗的资源更少。这一特点使公司能更快的提供不同组织结构的方案。然而，这种快速的配置必须是在以一种更高效的方式在某个公司核心数据要素下相互联系中得以执行。一点整个BI方案被全面实施，该计划可能会由于不同地区在信息使用程度上的不同而受到抨击。

建议以90天为基准的方案执行受限制于管理的信息障碍的范围（这些需要解决的问题在九十天内会变得更多，与此同时，团队也对工具和程序越来越有经验）。在实现BI过程中新增的收益包括：

（1）集中于专门的信息问题将有助于执行团队充分解决各个执行部分中复杂的功能和技术要求。一旦整个结构被完成，那么成分的复杂性将变得难以管理，使工作效率差。

（2）90天的时间给团队提供了一种方式来证明他们面向不同用户创建的价值是具有增长基础的。

（3）通过一系列成功来保持整个企业实施BI的动力。

 

3、  监控和宣布成功

 

当阶段性方案作为完整的应用程序被使用，数据被修改，执行团队将会陷于灾难之中。团队必须要支持原来的商务运作，检查预计和公布对公司创建的价值的事例的完成情况。这些可能包括：

（1）在与主要的客户磋商中以改善信息为基础制定盈利增长决策。

（2）支持从资本角度的分析。

（3）任何分析决策都要考虑是在什么地方制定的，制定的内容是什么。

（4）SKU合理化／生命周期收益率。

（5） 使用改进的工具和信息来进行经济分析和预测。

（6）  在像财务、管理报表和预算等主要领域节省时间、改善性能。

 

当很多公司开始推行某些形式的BI方案时，却很少有公司建立这样的意识，创建这些应用程序的获利或未来价值。通过最初的确认到至少每季度一次的基础上与公司的不断沟通，BI方案将更好的融入到公司中，并打消股东们的疑虑，使他们愿意在各自的领域提出额外的BI应用程序。

 

三、收益回报最大化

 

总之，记住以下几点：

 

1、  自始至终要追踪程序。不要让你的公司陷入一个误区，认为BI只不过是一个软件的安装。

2、  要灵活利用已有的研究、最佳的实践、行业趋势和预测。认可并利用你最初并没有想道的推行BI的路径。

3、  要专注于一个完整的方案，从某种角度而言是90天内不断推动的结果。建立一个强大的跨功能的团队，这将创造出可靠的商务案例，使公司建立信心并保证一定的承诺。

 

当今社会，技术在不断进步。它不愿仅成为阻碍公司在一个BI方案中实现收益回报最大化的软件形式，而更愿意具有实质内容。程序和人的结合是使方案实现的必要条件。

 

所有提供的信息都是一种规律，这些信息本身并不能改变任何特定的个人或团体的环境状况。尽管我们努力提供精确和实时的信息，但是这并不能保证这些信息在它被收到时是正确的，或在未来也一直是正确的。没有人在运用这些信息对特定情况验证时不采纳专业人士的建议。