在商务智能和数据库企划中如何创建高效的REF（by AMT 胡鹏编译）

摘要：所谓RFP文件是向供应商征求对你的产品和服务的建议，以助于你实现BI/DW企划的目标和全面实现成功。

在商务智能和数据库企划中如何创建高效的REF

by AMT 胡鹏编译

商务智能和数据库企划（BI／DW）涵盖的范围广，内容复杂。也许最初涉及的只是一点，但企划报告会逐步陷入各类障碍、难题和多个议题中不能自拔，最终承载更多的内容。从某种意义上说，你的机构也许会对下一步产生迷茫：“我们需要帮助，但是应该是什么样的帮助呢？来自那里？谁是我们所能信任的？”即使你明白在你的BI/DW企划中需要做什么，但是很多机构内部资源不足以完成这个任务，需要外部供应商的帮助。当你发现你自身处于以上任何一种情形时，你也许就需要建立一个征询提议（RFP）的文件。所谓RFP文件是向供应商征求对你的产品和服务的建议，以助于你实现BI/DW企划的目标和全面实现成功。

获取供应商的产品和服务的过程听起来很简单。“我所需要做的只是考虑明白我所需要的产品和服务是什么，并将其告诉一些供应商，然后决定和谁合作。”事实上，这是很多机构采用的非正式的方式。然而，以一种非正式的途径选择供应商是非常冒险的。许多问题仍然没有得到回答。我如何在多个供应商之间作选择？我所选的供应商有足够的技巧和经验在预算内，准确及时的完成任务吗？供应商应该负什么责任？我能期待看到交付的什么吗？什么时候能看到？如果供应商交货与预期不符，该怎么办？如果这些问题被搁置一边，不予回答，或者只有一个模糊的答案，那么结果会是灾难性的。使用这种非正式途径的通常结果是计划被推迟，成本加大，出现一个低劣的BI/DW企划，最终整个企划失败。众所周知，超过70％的大型IT企划都存在这个令人不快的问题。建立一个高效的RFP和完善的供应商选择过程管理是避免或最大程度减少在你的BI/DW企划中可能的负面结果的一种方式。

BI/DW RFP文件的内容和结构

我们最好是先了解一下什么是BI/DW RFP文件。在对此的内容和结构予以定义后，我们才能着手建立RFP的过程，最终如何选择一个供应商，他能向你提供成本最低的BI/DW的产品和服务。以下要点适用于你的BI/DW RFP的内容。

信息管理：告诉供应商在哪里和什么时候提交建议，列出重要的日期，在客户和供应商间予以沟通，对建议确定一定的格式，建立建议评估标准，RFP的联系姓名和地址。

企划的总目标和范围：向供应商提供业务中的问题和目标的总体概要。明确提出当前问题的根源，如果解决得当，对整个机构会产生极大的价值。

解决要求：在提交的解决方案中尽可能详细列出以下要求：报告和询问的规格，数据涉及的范围／原理／制式，安全性，系统自动控制，数据的质量和清除，最终用户，执行的规定和限制（如：硬件、软件、网络）。向供应商提供现有资源和报告系统的总看法，以及你可能具有的参数路径和体系。主要定义有价值的报告需求，在撰写的报告中描述现有资源系统的本质。

管理要求：规定必要的开发方法、项目管理、人员安置，定出预定的责任，提交进度表和计划；将操作、维护、培训和文件需求系统化。

供应商的资格限制：要求供应商提供公司的简要历史，财政状况，发展和维护概况，与其他供应商（如：二级供应商）的关系，以及有关技术技能、员工和资源的证明，指定咨询商的推荐书。

定价策略：要求价格要超出硬件、软件、咨询服务、维护、培训、归档、许可费等所有支出。

合同和协议：要求合同／协议的样本，精通保存合同，担保期，软件许可协议，非封闭协议和相关政府法规等内容。当你有一个完善的合同文本并将其递交给供应商，它可以早点发现问题并相对加快选择的进程。

附录：向供应商提供用户报告样本，有关资源系统的详细信息，列出现有的装备／软件、公司使用的标准和可能的试验性企划案的数据。

所有提供的信息的价值在于它超出了对所要求的产品和服务的臆测，考虑了现有环境的本质，所征询的建议的形式和内容，即规定了你和预期的供应商之间如何沟通和沟通什么。一个包含以上信息的RFP文件使你处于一个信息完全的地位，在收到供应商对你的RFP的回应后，可以决定哪个供应商能最大的满足你的需求。最终，它会降低你的风险。

RFP文件的公布

建立和公布RFP文件就是企划本身。创建一个高效的BI/DW企划所需的时间和资源依靠很多因素，包括：你对BI/DW企划的了解程度，你对你需求的理解程度，最终用户的地理分布，解决方案所需的大小和复杂程度，赞助商的实力，从关键人员创建RFP的动机和管理RFP的过程到开始你的BI/DW企划的时间要尽可能的快。依靠这些或其他因素，从两周多的小企划（包括起草，批准乃至实施的全过程），到耗时几个月的大型跨国公司级别的系统，无论在那里，都可以创建你的RFP。

无论你的RFP成就有多大，你仍旧需要进行以下这些基本步骤。

1、 RFP程序的进度表和预算：要不断努力来创建一个高质量的RFP。你也许需要对在创建RFP和供应商选择管理程序所需的时间、资金和努力建立现实的期望值。在你开始这个程序之前确定买入的时间和预算。很多公司的预算过程相对较慢，可能会使RFP的公布推迟。要确保你的计划有一定的预期时间和回避某些延迟。一个完善的RFP有助于证明企划的正当性和获取服务的必要性，侧面加速了预算的批准进程。

2、 问题综述：对你希望你的BI/DW将要解决的主要问题（根源）加以简要表述。如果你不能清楚的找出问题，也许你就不必采用BI/DW的解决方案了。

3、 创造解决和管理的需求以及评估的标准：解决和管理需求是RFP的主要内容，这可能要花费你大半的时间而且要求IT以及最终用户的投入。还要确保创建了评估标准来评估每个供应商能够满足你已明文规定的各项要求的程度。在这以后，则更多的是完成RFP的剩余部分。

4、 查证供应商对RFP是否有意回应：在向你名单上有资格的供应商发出RFP之前，要确定每个潜在的供应商会有意回应。对那些三心二意的供应商则不必浪费时间和精力。

5、 面向供应商公布／发出RFP：向所有表现出兴趣愿意回应的确定的供应商发出RFP。

在这一点上，你已经做了大量的工作，是否可以喘口气呢？请注意，不要放松太久！尽管所有的计划、创建和开发RFP的工作都已完成，但是最重要的部分还在后面。现在你必须决定挑选哪一个供应商来合作。以下这些是充分利用你所公布的RFP的最终步骤。

1、 对供应商的问题予以回应：没有RFP完全不考虑在其中投入多少精力。期待供应商问问题是为了产生更精确的提议或回应。要以适时的方式准备回应这些问题。你也许要向所有供应商发出问题，并同时对所有供应商的问题予以回应。一经过这步，你就开始收到来自各个供应商几乎完全相同的格式和风格的建议（正如你在RFP中所规定的哪样）。在分发所推荐的RFP前，如果你花费时间建立建议的评估方法和标准，下一步将会相当简单，而不是花费更多的时间。

2、 确定评估项目：评估项目常常反映了RFP的需求部分。高层次的项目（如：解决需求和管理需求）下常有很多子项目（如：前者的报告和数据要求和面向后者的项目管理和员工要求）。在RFP中的评估项目常常也包含了一些低层次的要求。也常会添加超出评估项目要求的项目，比如价格、建议的陈述，商务会面的目标、推荐书和相关机构认证。

3、 建立评估的度量标准：一旦所有的评估项目都已建立，你应该决定在评估建议中那个层次和子项目更重要。对每个项目都有很多种评分、衡量和赋值的方法。每个项目下的分值反映其相关份量。在RFP中包括你的评估标准并不是一个糟糕的意见。如此直接的回应可以将精力集中在最重要的地方。

4、 集和评估团队，分发和评估提议：很多写出RPF的人员应该是评估团队的组成部分。来自公司内部的相关事物的专家也是组成的人选，也有助于对提议的专业部分的评估。

5、 充分磋商和最终选定供应商：从每个供应商对解决和管理需求最终理解的反映不断更新报价。通常的错误理解会误使报价过高或过低。一旦你经过筛选的名单上的供应商已经带有某种误解，更新报价有助于消除决策中的左右摇摆。

6、 撰写评估报告：一旦选定供应商，就需要准备简要的报告，对提议评估方法、结果和以管理角度选择的供应商予以总结。这个报告通常有一个可执行总结，RFP团队成员的贡献，评估方法，列出未中标的供应商名单及其未中标的原因，对中标供应商的评价和对企划的开始计划、既定的初始任务和数据的回顾。这份报告有助于解释当前和未来的管理策略：胜出的供应商为什么和如何被选中。特别是如果陷入困境时，可以减少不必要的猜疑。

7、 听取未胜出供应商的报告：有很多理由说明这是一个好主意。首先，这是一个职业性礼貌，当供应商对企划报价时，要告知他们应如何改良其提议。第二，你可能在将来需要相同的服务，而这次未中标的供应商可能提供你将来所需的最好的服务。第三，所选中的供应商也许不能完成所有工作，你需要在原有未选中的名单中挑选助理供应商。一般而言，当结果很清楚时，最好是通知他们已不在考虑之列。

8、 清除和存储所有提议：清除和存储收到的所有提议。完善的提议对未来的企划和新的RFP而言是很重要的资源。使用选定的供应商时企划遭遇问题时，也许我们可能使用未选中的其他供应商（当然，要秘密保留信息的所有权）。

即使你有清晰的想法，知道你需要做什么，大多数BI/DW企划仍需要多种供应商助理以使企划成功。创建和使用RFP选择最佳供应商，会大大减少企划遭遇困难和失败的风险。使用以上步骤会使你获得BI/DW所需的成本最小的产品和服务，走上企划成功之路。

作者联系方式：hupe2000@sina.com